Cho dù bạn là một nhà quản lý bất động sản đang muốn mở rộng nhiều dự án hay hoàn toàn mới tham gia vào thị trường cho thuê, công việc quản lý bất động sản có thể mang lại những cơ hội sinh lời và ổn định. Tuy nhiên, giống như bất kỳ doanh nghiệp nào, điều quan trọng là phải hiểu rõ về thu nhập và chi phí tiềm năng đi kèm với việc quản lý tài sản.

Bạn có thể coi thu nhập và chi phí quản lý tài sản là nguyên tắc cơ bản của kế toán quản lý tài sản – một báo cáo giúp giữ cho lợi nhuận ròng của chủ sở hữu của bạn và của công ty bạn luôn minh bạch. Trong bài đăng này, chúng ta sẽ khám phá:

• Tầm quan trọng của việc giữ báo cáo thu chi (P&L) chính xác để đảm bảo thu nhập của bạn lớn hơn chi phí.
• Các loại thu nhập và chi phí mà người quản lý tài sản có thể mong đợi.
• Một số phương pháp để tăng thêm thu nhập cho P&L của bạn.

Tầm quan trọng của Báo cáo thu nhập và chi phí quản lý tài sản (P&L)

Nói một cách đơn giản, chìa khóa để kinh doanh có lãi là đảm bảo rằng bạn luôn kiếm được nhiều tiền hơn số tiền bạn chi tiêu. Để kiểm soát tài chính, bạn nên thiết lập báo cáo thu chi (P&L) cho từng chủ sở hữu cũng như cho chính doanh nghiệp của bạn. Báo cáo P&L giúp bạn liệt kê số tiền vào và ra, đảm bảo thu nhập ròng của bạn – hoặc thu nhập của bạn sau khi trừ chi phí – là dương chứ không phải âm.

Báo cáo P&L không hoàn toàn chi tiết như bảng cân đối kế toán. Mặc dù bảng cân đối bao gồm tài sản và nợ phải trả, nhưng P&L thường chỉ bao gồm số tiền bạn mang vào và số tiền bạn đã chi tiêu trong một khoảng thời gian nhất định. Đó là một cách nhanh chóng để xem doanh nghiệp của bạn đang hoạt động như thế nào về mặt tài chính trong một tháng, một quý, một năm hoặc thậm chí qua từng năm.

Thu nhập quản lý tài sản

Theo báo cáo của Rubyhome, thu nhập trung bình hàng năm của một công ty quản lý bất động sản là khoảng $1,5 triệu. Trong đó, thu nhập từ phí quản lý chiếm khoảng 60-70% tổng thu nhập. Các nguồn thu nhập khác bao gồm phí dịch vụ, hoa hồng giao dịch và các dịch vụ gia tăng khác.

Các nguồn thu này bao gồm:

• Phí trễ hạn: Các công ty có thể thu phí từ chủ sở hữu hoặc người thuê khi họ không thanh toán các khoản phí đúng hạn.
• Phí do chủ sở hữu trả: Chủ sở hữu bất động sản phải trả phí cho các dịch vụ quản lý và duy trì tài sản của họ.
• Phí do người thuê nhà và cư dân cộng đồng trả: Ngoài chủ sở hữu, người thuê nhà và cư dân cộng đồng cũng có thể phải trả các khoản phí cho các dịch vụ được cung cấp.

Các loại phí mà công ty quản lý tài sản có thể thu từ việc quản lý bất động sản.

Phí quản lý

Đây là các khoản phí tiêu chuẩn để thực hiện các nhiệm vụ quản lý tài sản thông thường, thường là tỷ lệ phần trăm của tiền thuê hoặc phí cố định cho các hội nhóm

Các khoản phí liên quan đến việc cho thuê

Một số khoản phí cho các vị trí tuyển dụng liên quan đến việc tìm người thuê. Những khoản này bao gồm phí sắp xếp người thuê và phí cho thuê được tính cho chủ sở hữu, cũng như phí đăng ký và gia hạn hợp đồng thuê đối với người thuê.

Chi phí bảo trì và sửa chữa

Một khoản phụ phí khi đóng vai trò là tổng thầu đối với các hạng mục bảo trì – thường là tỷ lệ phần trăm của tổng hóa đơn bảo trì tài sản. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn không có nhóm bảo trì nội bộ và bạn sử dụng nhà cung cấp để điều phối việc bảo trì và sửa chữa.

Phí khóa nhà

Phí phạt nếu người thuê tự làm khóa hoặc làm mất chìa khóa, thẻ xe… Các trường hợp đặc biệt phổ biến ở các khu nhà ở sinh viên.

Phí trả chậm

Một số khoản phí liên quan đến các khoản thanh toán quá hạn. Các công ty quản lý tài sản thường áp dụng phí thanh toán chậm đối với những người thuê nhà trễ thời hạn thuê. Những khoản phí này có thể mang lại nguồn thu nhập bổ sung, nhưng điều quan trọng là phải thiết lập các chính sách rõ ràng để tránh tranh chấp với người thuê nhà.

Các khoản phí khác

Có những khoản phí khác mà người quản lý tài sản có thể tính để thêm nguồn doanh thu mới. Ví dụ: nếu cho phép nuôi thú cưng, bạn có thể tính phí thú cưng để trang trải chi phí cho những thiệt hại có thể xảy ra. Hoặc, bạn có thể cung cấp các gói dịch vụ tiện ích với một khoản phụ phí.

Các tiện nghi có thể bao gồm:

• Sữa chữa, bảo trì tại nhà
• Tính phí đậu xe.
• Các khoản thanh toán tiền thuê trực tuyến, bạn có thể tính phí tiện lợi cho việc đó giống như ePay của Open City cho phép bạn thực hiện.

 

Chi phí quản lý tài sản

Kiểm soát chi phí quản lý tài sản là một yếu tố then chốt để đánh giá thành công của chủ đầu tư hay đơn vị quản lý. Bởi, ngoài số tiền thu về, chủ sở hữu cần cân nhắc đến các khoản chi phí cần thiết để duy trì và vận hành tài sản hiệu quả. Những khoản chi phí này bao gồm sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hiểm, thuế, quản lý vận hành và cả khấu hao tài sản. Việc kiểm soát tốt các yếu tố này không chỉ giúp chủ sở hữu nắm rõ dòng tiền ra, mà còn đảm bảo tài sản được sử dụng một cách bền vững.

Một số chi phí quản lý tài sản phổ biến

Chi phí chung

Những chi phí này chủ yếu nhằm duy trì hoạt động của văn phòng, bao gồm tiền thuê và các tiện ích như điện, nước, internet… Ngoài ra, còn có chi phí cho vật tư văn phòng như thiết bị máy tính, giấy in ấn, và bất kỳ phương tiện nào khác mà công ty sở hữu.

Tiền lương và phí nhà thầu

Tiền lương bao gồm mức lương cơ bản cộng với các khoản phúc lợi, thưởng, làm thêm giờ, và chi phí đào tạo nhân viên. Bên cạnh đó, có phí nhà thầu liên quan đến các dịch vụ được cung cấp, như phí dịch vụ, chi phí vật liệu, và các khoản phí bổ sung khác.

Bảo hiểm và cấp phép

Tùy thuộc vào quy định của từng khu dự án, người quản lý tài sản có thể cần có giấy phép quản lý tài sản hoặc giấy phép môi giới bất động sản. Ngoài ra, họ cũng cần có bảo hiểm đầy đủ, bao gồm bảo hiểm trách nhiệm pháp lý và bảo hiểm sai sót và thiếu sót.

Phí dịch vụ

Đây là chi phí cho các phần mềm và dịch vụ khác mà doanh nghiệp sử dụng, từ quản lý dự án, quản lý tài sản, đến tiếp thị và sàng lọc khách hàng.

Phí pháp lý

Người quản lý tài sản thường cần đến dịch vụ của luật sư để soạn thảo hợp đồng, xử lý các thủ tục trục xuất, và giải quyết các vấn đề pháp lý khác trong quá trình quản lý tài sản. Do đó, cần tính đến khoản phí này trong chi phí hoạt động.

Một số phương pháp để tăng thêm thu nhập cho P&L của bạn.

1. Theo dõi bảng cân đối tài chính

Việc theo dõi thu nhập ròng (doanh thu trừ đi chi phí) hàng tháng là vô cùng quan trọng để đảm bảo sức khỏe tài chính và duy trì một bảng cân đối kế toán hiệu quả. Nhiều giải pháp phần mềm kế toán bao gồm tính năng bảng cân đối kế toán, giúp tự động ghi nhận các khoản mục vào báo cáo lãi lỗ và tính toán thu nhập ròng.

Cụ thể, phần mềm quản lý vận hành tài sản Open City cung cấp các dashboard nhìn tổng quan về dòng tiền, đối chiếu ngân hàng tự động, tích hợp quản lý tài khoản, các trường tùy chỉnh theo nhóm, nộp hồ sơ điện tử và khả năng theo dõi đầy đủ giao dịch của doanh nghiệp. Được tích hợp liền mạch với các công cụ thanh toán tiền thuê, quản lý nhà cung cấp và báo cáo, Open City giúp bạn quản lý tốt hơn không chỉ sổ sách mà còn mọi khía cạnh hoạt động của mình.

Phần mềm quản lý tài sản Open City cho phép bạn làm mới các con số của mình theo thời gian thực trên nền tảng dễ điều hướng để bạn có thể tìm thấy thông tin chi tiết mình cần một cách nhanh chóng.

2. Tư duy phát triển

Ngay cả khi các chỉ số tài chính của bạn đang ở mức tốt, bạn cũng không thể chủ quan. Chủ sở hữu có thể bất ngờ rời bỏ dịch vụ của bạn, hoặc họ có thể quyết định bán bớt tài sản. Thậm chí, thị trường cũng có thể thay đổi bất ngờ. Không có gì ảnh hưởng đến doanh thu của bạn bằng việc bị mất khách hàng, vì vậy bạn cần phải có một tư duy phát triển để ứng phó với những biến động này.

Luôn theo dõi bảng biến động tài chính và báo cáo thu nhập ròng để xác định thời điểm và số lượng khách hàng mới cần phải thu hút. Xây dựng kế hoạch tăng trưởng cho vài năm tới, dù là tích cực hay không, và sử dụng các chỉ số về thu nhập, chi phí và nhân sự để xác định cách thức triển khai kế hoạch đó một cách hiệu quả.

Ví dụ, nếu dự báo trong 3 năm tới bạn cần tăng 20% khách hàng để duy trì tăng trưởng, bạn có thể lên kế hoạch tuyển dụng thêm nhân viên kinh doanh, tăng ngân sách marketing, tăng tỷ lệ lấp đầy. Tư duy phát triển như vậy sẽ giúp bạn chủ động ứng phó với những thay đổi có thể xảy đến, thay vì phản ứng một cách bị động.

3. Tìm nguồn doanh thu mới

Việc quản lý chặt chẽ báo cáo lãi lỗ và bảng cân đối tài chính không chỉ giúp bạn kiểm soát chi phí mà còn có thể giúp bạn tìm ra các cơ hội doanh thu mới. Đặc biệt, việc sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà có thể đem lại nhiều lợi ích trong việc này.

Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn quản lý một công ty dịch vụ cho các tòa nhà chung cư. Bạn nhận thấy rằng nhân viên của mình đang mất rất nhiều thời gian và chi phí để thu thập và gửi tài liệu về các tài sản cho cư dân khi họ muốn bán/cho thuê căn hộ. Các phần mềm quản lý tòa nhà như Open City có thể tích hợp tính năng tự động hóa quy trình này, tiết kiệm thời gian và chi phí cho bạn. Đồng thời, các phần mềm này còn cung cấp các dashboard và báo cáo chi tiết, giúp bạn dễ dàng phân tích và nhận ra các cơ hội kinh doanh mới.

Bằng cách phân tích sâu sắc báo cáo tài chính cùng với các dữ liệu từ phần mềm quản lý tòa nhà, bạn có thể nhận ra các lĩnh vực khác mà doanh nghiệp của mình có thể cung cấp thêm dịch vụ hay sản phẩm mới, mang lại nguồn doanh thu bổ sung. Điều này không chỉ giúp gia tăng doanh số mà còn tăng cường sự gắn kết với khách hàng hiện tại và mở rộng cơ hội tiếp cận khách hàng mới.

Tư duy sáng tạo, kết hợp với việc sử dụng công nghệ quản lý tòa nhà hiệu quả, sẽ giúp bạn phát triển bền vững doanh nghiệp trong dài hạn.