6 điều cần làm khi thuê dịch vụ vệ sinh tòa nhà
Theo báo cáo của ISSA năm 2020, do sự bùng phát của dịch bệnh COVID 19, nhu cầu thuê người vệ sinh tăng 75% so với năm ngoái. Từ đó đến nay, nhiều quản lý tòa nhà, văn phòng lớn đang cố gắng đảm bảo với cư dân sống trong tòa nhà rằng cơ sở vật chất sạch sẽ và an toàn nhất.
Việc thuê dịch vụ vệ sinh tòa nhà không chỉ giúp tăng hiệu suất làm việc mà còn đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ và an toàn cho cư dân sinh sống và làm việc ở đó.
Tuy nhiên, việc thuê một đơn vị cung cấp dịch vụ vệ sinh hiệu quả và chất lượng không đơn giản. Để sử dụng hiệu quả nguồn ngân sách cho dịch vụ vệ sinh, Open City sẽ chỉ ra 6 điều cần làm khi thuê dịch vụ vệ sinh tòa nhà.
Mục lục
Lợi ích khi thuê dịch vụ vệ sinh tòa nhà
Việc thuê dịch vụ vệ sinh tòa nhà mang lại nhiều lợi ích quan trọng không chỉ cho doanh nghiệp mà còn cho cả cư dân tòa nhà
- Giữ gìn vệ sinh tòa nhà là cách để tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, giúp nâng cao sức khỏe và tinh thần làm việc của nhân viên.
- Tăng cường hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp, khi môi trường làm việc được duy trì sạch sẽ, chuyên nghiệp.
- Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp, không cần phải tốn công sức tự quản lý và thực hiện công việc vệ sinh.
- Góp phần vào việc bảo vệ môi trường và tạo ra một không gian sống và làm việc lành mạnh cho cả cộng đồng xung quanh.
Xác định nhu cầu và ngân sách
Trước khi thuê dịch vụ vệ sinh tòa nhà, việc xác định nhu cầu và ngân sách là một bước quan trọng để tối ưu hóa quy trình vệ sinh và đáp ứng đúng yêu cầu của tòa nhà. Đầu tiên, người quản lý cần xác định rõ nhu cầu vệ sinh của tòa nhà. Nhu cầu bao gồm như xác định diện tích cần vệ sinh, vệ sinh sàn nhà, vệ sinh cửa sổ, vệ sinh nhà vệ sinh, bảo trì nội thất và ngoại thất, và các dịch vụ khác liên quan đến vệ sinh và bảo trì.
Sau khi xác định được nhu cầu vệ sinh, người quản lý cần xác định ngân sách có sẵn và ngân sách cho dịch vụ. Việc xác định ngân sách sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về phạm vi và quy mô của dịch vụ mà bạn có thể tiếp cận. Bạn cần xem xét các yếu tố như diện tích của tòa nhà, tần suất vệ sinh mong muốn (hàng ngày, hàng tuần, hay hàng tháng), cấp độ dịch vụ (bình thường hoặc cao cấp), và các yêu cầu đặc biệt khác như sử dụng các chất tẩy rửa đặc biệt hoặc thiết bị đặc biệt.
Tìm kiếm thông tin và xem xét đánh giá dịch vụ vệ sinh
Đầu tiên, người quản lý có thể bắt đầu bằng việc tìm kiếm trên internet và tham khảo các trang web hoặc diễn đàn liên quan đến dịch vụ vệ sinh tòa nhà. Các trang web của các nhà cung cấp dịch vụ, các trang đánh giá và đánh giá khách hàng sẽ là nguồn thông tin hữu ích để tiếp cận.
Khi xem xét thông tin, hãy chú ý đến các tiêu chí như kinh nghiệm và chuyên môn của nhà cung cấp dịch vụ. Thông tin về số năm hoạt động, khách hàng hiện tại và trước đây của nhà cung cấp sẽ giúp bạn đánh giá được sự đáng tin cậy của họ. Bạn cũng nên xem xét các dịch vụ cụ thể mà nhà cung cấp đề xuất và xem liệu chúng phù hợp với nhu cầu của tòa nhà của bạn.
Một yếu tố quan trọng khác là đánh giá từ khách hàng hiện tại và trước đây. Tìm hiểu về các đánh giá và phản hồi của khách hàng trên các trang web đánh giá, diễn đàn hoặc mạng xã hội. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về trải nghiệm của khách hàng với nhà cung cấp dịch vụ, bao gồm cả chất lượng dịch vụ, độ tin cậy, thái độ nhân viên và khả năng giải quyết vấn đề.
Ngoài việc tìm kiếm thông tin trực tuyến, bạn cũng có thể liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ để yêu cầu thông tin chi tiết hơn về dịch vụ của họ. Cuộc trò chuyện trực tiếp giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình làm việc, trang thiết bị sử dụng, các cam kết về chất lượng và giá cả.
Kiểm tra về bảo hiểm của dịch vụ
Bảo hiểm khi sử dụng dịch vụ là một yếu tố quan trọng giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình làm việc và đảm bảo rằng bạn không phải chịu trách nhiệm pháp lý đối với các sự cố có thể xảy ra.
Khi liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ, hãy yêu cầu thông tin về bảo hiểm mà họ có. Điều quan trọng là nhà cung cấp dịch vụ có bảo hiểm trách nhiệm công cộng để bảo vệ khách hàng khỏi những tổn thất hoặc thiệt hại phát sinh trong quá trình làm việc. Đảm bảo rằng mức bảo hiểm của họ là đủ để đáp ứng các yêu cầu và giá trị của tòa nhà.
Ngoài ra, bạn cũng nên xem xét việc nhà cung cấp dịch vụ có bảo hiểm nhân viên hay không. Điều này đảm bảo rằng nhân viên của họ được bảo vệ trong trường hợp xảy ra tai nạn hoặc chấn thương trong quá trình làm việc tại tòa nhà của bạn. Điều này quan trọng để tránh rủi ro pháp lý và trách nhiệm pháp lý đối với các tai nạn lao động.
Kiểm tra nhân sự và trang thiết bị của dịch vụ
Trước hết, bạn nên tìm hiểu về đội ngũ nhân viên của nhà cung cấp dịch vụ. Xem xét về kinh nghiệm, đào tạo và chuyên môn của nhân viên. Một đội ngũ có kỹ năng và kinh nghiệm trong việc vệ sinh tòa nhà sẽ đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách chuyên nghiệp và đạt được chất lượng cao.
Ngoài đánh giá nhân sự, kiểm tra trang thiết bị và công cụ mà nhà cung cấp sử dụng cũng là một yếu tố quan trọng. Hãy đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ có đủ trang thiết bị và công cụ để thực hiện các nhiệm vụ vệ sinh một cách hiệu quả. Điều này bao gồm từ các dụng cụ như máy hút bụi, máy chà sàn đến các chất tẩy rửa, dung dịch làm sạch và các vật liệu tiêu hao khác. Đảm bảo rằng trang thiết bị và công cụ được bảo trì đúng cách và đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn và chất lượng.
Một cách tốt để đánh giá nhân sự và trang thiết bị của nhà cung cấp dịch vụ là yêu cầu họ cung cấp thông tin chi tiết về đội ngũ nhân viên, kinh nghiệm và danh sách trang thiết bị mà họ sử dụng.
Một số Trang thiết bị đặc biệt cần có:
- Máy hút bụi thảm: Máy này phun nước nóng có pha dung dịch giặt sâu vào sợi thảm để làm lông bụi bẩn, sau đó hút sạch ra ngoài để đạt được vệ sinh triệt để.
- Máy làm sạch đồ nội thất: Tương tự như máy hút bụi thảm, nhưng có kích thước nhỏ hơn, dạng cầm tay dùng để làm sạch các chất liệu đồ nội thất.
- Máy chà sàn: Một chiếc máy có các bàn chải quay để chà và đánh bóng sàn cứng, làm cho bề mặt sáng bóng và loại bỏ vết bẩn khó tẩy.
- Máy đánh bóng: Một loại máy đánh bóng tốc độ cao để đánh bóng và duy trì độ bóng của các loại sàn cứng như đá cẩm thạch hoặc terrazzo.
- Máy rửa áp suất cao: Một thiết bị mạnh mẽ sử dụng dòng nước có áp suất cao để làm sạch các bề mặt bên ngoài như lối đi, lối xe, và mặt tiền tòa nhà.
- Công cụ lau chùi khu vực cao: Các cán kéo dài có các phụ kiện chuyên biệt để làm sạch các khu vực cao như trần nhà, khe hở, và đèn chiếu sáng.
- Cây lau chùi vi sợi: Các loại cây lau và khăn làm từ sợi đặc biệt giúp hiệu quả trong việc bắt bụi và vết bẩn, thường được sử dụng để làm sạch cửa sổ không vệt hoặc các bề mặt nhạy cảm.
Kiểm tra kinh nghiệm và độ uy tín
Người quản lý nên tìm hiểu về kinh nghiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ. Kiểm tra thời gian hoạt động trong ngành và xem xét số lượng khách hàng đã từng hợp tác với họ. Một đơn vị có kinh nghiệm trong lĩnh vực vệ sinh tòa nhà sẽ có hiểu biết về quy trình, kỹ thuật và các yêu cầu đặc biệt của công việc. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc sẽ được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Tiếp theo, kiểm tra độ uy tín của đơn vị cung cấp dịch vụ. Tìm hiểu về mức độ nổi tiếng và đánh giá từ các khách hàng trước đây. Bạn có thể tham khảo ý kiến và đánh giá trên các trang web đánh giá hoặc tìm hiểu về dự án đã từng được đơn vị thực hiện. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về chất lượng của dịch vụ mà họ cung cấp và mức độ hài lòng của khách hàng trước đó.
Ngoài ra, nhà quản lý nên xem xét các chứng chỉ, giấy phép và liên kết của đơn vị cung cấp dịch vụ cũng là một phần quan trọng của việc kiểm tra độ uy tín. Xác minh xem họ có những chứng chỉ đào tạo, giấy phép hoạt động và liên kết với các tổ chức uy tín trong ngành không. Điều này cho thấy rằng đơn vị đã tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định cần thiết để hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ vệ sinh tòa nhà.
Xem xét điều khoản trong hợp đồng
Trước khi ký kết hợp đồng thuê dịch vụ vệ sinh tòa nhà, việc xem xét và hiểu rõ các điều khoản trong hợp đồng là một bước quan trọng để đảm bảo rằng cả bạn và nhà cung cấp dịch vụ đều có sự hiểu biết và tuân thủ đúng các quy định.
- Hợp đồng phải ghi rõ về phạm vi của dịch vụ vệ sinh: Xác định rõ những nhiệm vụ cụ thể mà đơn vị vệ sinh sẽ thực hiện, bao gồm các khu vực, các hoạt động và tần suất vệ sinh Điều này giúp đảm bảo rằng công việc sẽ được thực hiện đầy đủ và không có sự hiểu lầm về trách nhiệm của mỗi bên.
- Điều khoản về thời gian và lịch vệ sinh: Kiểm tra cẩn thận về thời gian vệ sinh, bao gồm ngày và giờ vệ sinh dự kiến. Điều này giúp bạn và nhà cung cấp dịch vụ có sự sắp xếp và điều chỉnh công việc một cách hợp lý. Ngoài ra, kiểm tra điều khoản về sự linh hoạt trong việc thay đổi lịch trình, đặc biệt là trong trường hợp cần điều chỉnh hoặc hủy bỏ dịch vụ.
- Điều khoản về giá cả và thanh toán: Kiểm tra rõ ràng về giá trị hợp đồng, bao gồm giá dịch vụ, các khoản phụ phí, và các điều kiện thanh toán. Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ về cách tính giá và các điều kiện thanh toán, bao gồm thời gian thanh toán và phương thức thanh toán được chấp nhận.
- Điều khoản liên quan đến chất lượng dịch vụ và bồi thường: Xem xét các tiêu chuẩn chất lượng được đặt ra và cách thức giải quyết khiếu nại hoặc yêu cầu điều chỉnh. Điều này đảm bảo rằng nếu có vấn đề phát sinh, bạn có quyền yêu cầu sửa chữa hoặc cải thiện dịch vụ.
- Điều khoản về việc chấm dứt hợp đồng và điều kiện tái hợp đồng: Điều khoản này quan trọng để bạn có sự linh hoạt trong việc kết thúc hợp đồng hoặc tái hợp đồng mới khi cần thiết.
Kết luận
Khi lựa chọn dịch vụ vệ sinh tòa nhà, việc tìm hiểu kỹ công ty cung cấp dịch vụ vệ sinh sẽ đảm bảo cho nhà quản lý tòa nhà chọn được những dịch vụ chất lượng, uy tín và phù hợp với nhu cầu của tòa nhà.
Ngoài ra, hệ thống quản lý tòa nhà Open City được thiết kế với mục tiêu mang lại cho nhà quản lý những trải nghiệm quản lý tòa nhà tối ưu nhất. Một trong những tính năng nổi bật của hệ thống này chính là việc tích hợp sẵn các phương án vệ sinh cho tòa nhà. Điều này giúp quản lý tòa nhà giảm đáng kể thời gian và công sức trong quá trình chọn lựa một đơn vị cung cấp dịch vụ vệ sinh.
Các phương án vệ sinh được tích hợp sẵn trong hệ thống bao gồm thông tin phương án vệ sinh, địa điểm vệ sinh, thời gian và nhân sự làm vệ sinh… Quản lý tòa nhà có thể trực tiếp điều chỉnh phương án vệ sinh phù hợp, quản lý nhân sự ngay trên hệ thống, đảm bảo tòa nhà luôn sạch sẽ, gọn gàng.
Hãy liên vệ với Open City để được tư vấn thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ trong quản lý tòa nhà.
