Trong hệ thống kinh doanh, việc quản lý nợ hiệu quả và chính xác là một thách thức lớn mà nhiều doanh nghiệp phải đối mặt. Tại Open City, chúng tôi không ngừng nỗ lực để cải tiến và nâng cao trải nghiệm sản phẩm cho khách hàng. Chính vì thế, cùng với sự khởi đầu của năm 2024, chúng tôi vui mừng giới thiệu đến quý khách hàng và đối tác phiên bản cập nhật mới nhất của hệ thống quản lý tòa nhà tính năng Gạch Nợ Tự Động – một trong những tính năng đột phá và được yêu thích nhất của Open City.

Phiên bản nâng cấp này mang đến nhiều cải tiến đáng kể, giúp tối ưu hóa quy trình gạch nợ, nâng cao tính minh bạch và hiệu quả quản lý nợ phải thu cho doanh nghiệp. Các tính năng mới được bổ sung dựa trên những phản hồi tích cực từ cộng đồng khách hàng, đảm bảo rằng Open City luôn đáp ứng được nhu cầu thực tế và đem lại trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.

Tính năng gạch nợ tự động của Open City là gì ?

Tính năng gạch nợ tự động là một tính năng rất hữu ích trong quản lý nợ. Nó cho phép tự động gạch nợ cho khách hàng khi họ thanh toán khoản nợ của mình mà không cần can thiệp thủ công.

Mục đích chính của tính năng này là tự động hoá toàn bộ quá trình gạch nợ, tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý nợ phải thu của doanh nghiệp.

Tính năng gạch nợ tự động của Open City

Tự động gạch nợ khoản thanh toán

• Khi nhận khoản thanh toán từ khách hàng, hệ thống sẽ tự động gạch nợ khoản thanh toán đó vào khoản nợ tương ứng của khách hàng mà không cần xác nhận thủ công.
• Giúp tiết kiệm thời gian và loại bỏ rủi ro sai sót do thao tác thủ công.

Cho phép gạch nợ linh hoạt

• Cho phép khách hàng thanh toán khoản nợ theo từng phần (50%, 100%)
• Cho phép thiết lập quy tắc ưu tiên để áp dụng khoản thanh toán theo thứ tự ưu tiên nhất định, ví dụ: nợ cũ, nợ quá hạn trước, v.v.
• Giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền và thu hồi nợ một cách linh hoạt và phù hợp với chiến lược kinh doanh.

Theo dõi lịch sử thanh toán và gạch nợ

• Lưu trữ và cho phép theo dõi đầy đủ lịch sử thanh toán và gạch nợ của từng khách hàng.
• Giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình hình nợ của khách hàng và đảm bảo minh bạch trong quản lý nợ.

Tích hợp với hệ thống kế toán và tài chính

• Tự động cập nhật số liệu tài chính tương ứng khi có giao dịch thanh toán/gạch nợ, đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu.
• Tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên kế toán.

Với những điểm chính nêu trên, tính năng Gạch Nợ Tự Động của Open City giúp tự động hóa toàn bộ quy trình gạch nợ, nâng cao tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong quản lý nợ phải thu, đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể cho doanh nghiệp.

Rủi ro khi chưa có tính năng gạch nợ tự động

Khi chưa có tính năng gạch nợ tự động, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với một số rủi ro và thách thức sau:

Rủi ro sai sót, gian lận, giả mạo do thao tác thủ công

• Trong bước khách hàng chuyển khoản thanh toán dễ gây ra tình trạng gian lận giả mạo.
• Khi kế toán gạch nợ bằng cách thủ công, rủi ro sai sót là không thể tránh khỏi. Kế toán có thể nhầm lẫn trong việc kiểm tra chuyển khoản, bỏ sót việc ghi nhận một số giao dịch.

Những sai sót này có thể dẫn đến dữ liệu nợ phải thu không chính xác, ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định kinh doanh.

Mất nhiều thời gian và công sức

Việc theo dõi, cập nhật và gạch nợ thủ công cho hàng trăm hoặc hàng nghìn khách hàng là một công việc vô cùng tốn thời gian và công sức. Kế toán phải dành nhiều giờ để kiểm tra, tính toán và cập nhật dữ liệu trên nhiều file hoặc sổ sách khác nhau. Điều này không những giảm năng suất lao động mà còn dễ dẫn đến sai sót.

Thiếu tính nhất quán và kiểm soát

Khi gạch nợ thủ công, mỗi kế toán có thể áp dụng quy trình hoặc cách tính khác nhau. Điều này dẫn đến tính nhất quán trong số liệu nợ phải thu bị sai lệch. Hơn nữa, việc kiểm soát và bảo mật thông tin tính chính xác của dữ liệu trở nên khó khăn hơn.

Khó theo dõi lịch sử thanh toán và nợ cũ

Khi gạch nợ thủ công, việc theo dõi lịch sử thanh toán và tình hình nợ cũ của khách hàng trở nên phức tạp và dễ bị nhầm lẫn. Điều này làm giảm khả năng phân tích và đưa ra chiến lược quản lý nợ phải thu hiệu quả.

Dữ liệu không đồng bộ với hệ thống kế toán

Khi gạch nợ và cập nhật số liệu bằng thủ công rất dễ xảy ra tình trạng dữ liệu nợ phải thu không đồng bộ với hệ thống kế toán và tài chính chung của công ty. Điều này không những làm giảm tính chính xác mà còn gây ra nhiều rắc rối trong việc lập báo cáo tài chính.

Giảm mức độ trải nghiệm của khách hàng

Khi gặp sự cố trong quá trình giao dịch và kiểm tra, mức độ hài lòng của khách hàng sẽ bị giảm xuống, từ đó sẽ dẫn đến bất lợi trong việc kinh doanh của ban quản lý tòa nhà.

Với những rủi ro trên, tính năng gạch nợ tự động trở thành một giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong quản lý nợ phải thu.

Lợi ích của tính năng gạch nợ tự động

Đối với khách hàng

Tính năng gạch nợ tự động của Open City mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và khách hàng. Đối với khách hàng, một số lợi ích chính là:

• Quá trình thanh toán nợ trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn

Với tính năng gạch nợ tự động, khách hàng chỉ cần thực hiện thanh toán mà không cần lo lắng về việc kiểm tra hay gạch nợ khoản thanh toán đó. Hệ thống sẽ tự động nhận diện và gạch nợ ngay lập tức, giúp quá trình thanh toán trở nên nhanh chóng và đơn giản hơn bao giờ hết.

• Giảm thiểu rủi ro nhầm lẫn

Khi gạch nợ được thực hiện tự động sẽ loại bỏ nguy cơ xảy ra sai sót hoặc nhầm lẫn trong việc gạch nợ khoản thanh toán.

• Dữ liệu nợ chính xác và minh bạch

Nhờ khả năng tự động gạch nợ và theo dõi lịch sử thanh toán, khách hàng luôn có thể truy cập và xem thông tin chính xác về tình trạng nợ của mình bất kỳ lúc nào. Điều này tăng cường tính minh bạch, giúp khách hàng yên tâm hơn trong việc theo dõi và quản lý nợ.

• Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Với quy trình thanh toán và gạch nợ được tự động hóa, khách hàng sẽ có một trải nghiệm tốt hơn khi giao dịch với doanh nghiệp. Họ không cần chờ đợi xác nhận hay yêu cầu kiểm tra phiền hà, không phải mất thời gian và công sức để theo dõi và quản lý nợ.

• Xây dựng niềm tin và mối quan hệ bền vững

Khi khách hàng nhận thấy rằng doanh nghiệp có một hệ thống quản lý nợ hiệu quả và chính xác, điều này sẽ giúp xây dựng niềm tin và mối quan hệ bền vững hơn giữa hai bên. Khách hàng sẽ cảm thấy an tâm hơn trong việc hợp tác và giao dịch với doanh nghiệp.

Đối với ban quản lý

Tính năng gạch nợ tự động của Open City mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho ban quản lý, giúp họ quản lý nợ phải thu một cách hiệu quả hơn. Một số lợi ích chính như sau:

• Tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể

Với tính năng gạch nợ tự động, quy trình được hoàn toàn tự động hóa, rút ngắn thời gian để ban quản lý và kế toán có thể tập trung vào các nhiệm vụ then chốt khác. Kế toán có thể tiết kiệm thời gian, công sức để đối soát, kiểm tra giao dịch & nhập liệu, cập nhật giao dịch thủ công.

• Phòng chống gian lận, giả mạo

Phát hiện các hình thức giả mạo thanh toán, lừa đảo hóa đơn/sao kê, khai khống giao dịch tức thời.

• Nâng cao tính chính xác và tin cậy của dữ liệu

Khi gạch nợ thủ công, luôn tồn tại rủi ro sai sót do nhân lực. Tính năng gạch nợ tự động loại bỏ hoàn toàn rủi ro này, đảm bảo tính chính xác và tin cậy tuyệt đối của dữ liệu nợ phải thu.

• Theo dõi và quản lý nợ dễ dàng hơn

Với tính năng tích hợp trên hệ thống việc theo dõi lịch sử thanh toán và gạch nợ chi tiết, ban quản lý có thể dễ dàng theo dõi tình hình nợ của từng khách hàng. Việc này trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn rất nhiều so với việc phải xem xét từng sổ sách hoặc file dữ liệu.

• Tích hợp hoàn toàn với hệ thống kế toán và tài chính

Tính năng gạch nợ tự động được thiết kế để tích hợp hoàn toàn với hệ thống kế toán và tài chính hiện có của doanh nghiệp. Khi có một khoản thanh toán, hệ thống sẽ tự động cập nhật các số liệu tài chính tương ứng, đảm bảo tính nhất quán và chính xác của dữ liệu.

Tóm lại, tính năng gạch nợ tự động giúp khách hàng và ban quản lý tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể, đồng thời nâng cao tính chính xác, tin cậy và khả năng quản lý, theo dõi nợ phải thu một cách hiệu quả.

Quy trình gạch nợ tự động của Open City

Quy trình gạch nợ tự động của Open City bao gồm các bước như sau:

Bước 1: Ban quản lý tạo biên lai, gửi đến cho khách hàng

• Ban quản lý tạo biên lai cho khoản nợ của khách hàng trong hệ thống.
• Biên lai bao gồm thông tin như số tiền nợ, ngày đến hạn thanh toán, chi tiết khoản nợ, v.v.
• Biên lai được gửi đến khách hàng qua app.

Bước 2: Khách hàng nhận thông báo qua app, và thanh toán qua QR ngân hàng.

• Khách hàng thực hiện thanh toán khoản nợ qua QR ngân hàng.
• Khi khoản thanh toán được ghi nhận trong hệ thống của Open City, quy trình gạch nợ tự động sẽ được kích hoạt.

Bước 3: Open City tự động nhận thông tin từ ngân hàng. Tự động ghi nhận doanh thu và gạch nợ trên hệ thống.

• Hệ thống sẽ tự động gạch nợ khoản thanh toán vào khoản nợ tương ứng của khách hàng.
• Tự động chuyển trạng thái công nợ từ “Chưa thanh toán” sang “Đã thanh toán”

Quy trình gạch nợ tự động của Open City giúp tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể, đồng thời nâng cao tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong quản lý nợ phải thu của doanh nghiệp.