Trong thế giới kinh doanh đầy thách thức ngày nay, việc quản lý chi phí hiệu quả trở thành một yếu tố then chốt để đảm bảo sự thành công và tăng trưởng bền vững của bất kỳ tổ chức nào. Đối với các chủ sở hữu và quản lý tòa nhà, việc tối ưu hóa chi phí bảo trì là một ưu tiên hàng đầu, giúp tăng cường lợi nhuận, duy trì giá trị tài sản và nâng cao sự hài lòng của khách hàng/cư dân. Trong bài viết này, Open City sẽ cùng bạn tìm hiểu về các chiến lược và giải pháp then chốt nhằm tối ưu hóa chi phí bảo trì tòa nhà, mang lại hiệu quả và sự bền vững trong dài hạn.

Tầm quan trọng của việc bảo trì tòa nhà định kỳ

Trước khi đi sâu vào các chiến lược tiết kiệm chi phí, điều cần thiết là phải nắm bắt được vai trò quan trọng của việc bảo trì tòa nhà định kỳ. Việc bảo trì định kỳ cho tòa nhà đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo tuổi thọ, an toàn và chức năng hoạt động của công trình, sau đây là những lý do:

• Giữ gìn giá trị tòa nhà: Bảo trì thường xuyên giúp ngăn chặn các vấn đề nhỏ phát triển thành các vấn đề lớn, giúp bạn tiết kiệm chi phí sửa chữa tốn kém sau này. Bằng cách xử lý các vết rò rỉ nhỏ, thay thế các bộ phận bị mòn và giữ cho tòa nhà sạch sẽ ngăn ngừa sự xuống cấp và kéo dài tuổi thọ, bảo vệ giá trị cho tòa nhà.
• Cải thiện an toàn và sức khỏe: Một tòa nhà được bảo trì tốt là một tòa nhà an toàn. Hãy kiểm tra thường xuyên các hệ thống điện, báo cháy và các tính năng an toàn khác giúp giảm thiểu rủi ro tai nạn và thương tích. Ngoài ra, việc vệ sinh và thông gió thích hợp đảm bảo chất lượng không khí trong Tòa nhà tốt, bảo vệ cho sức khỏe và tinh thần của Cư dân đang sinh sống.
• Tối ưu hóa hiệu suất tòa nhà: Bảo trì thường xuyên đảm bảo các hệ thống tòa nhà như HVAC (hệ thống sưởi, thông gió và điều hòa không khí), hệ thống ống nước và điện hoạt động hiệu quả. Điều này giúp giảm tiêu thụ năng lượng và hóa đơn tiện ích. Ngoài ra, các thiết bị được bảo trì tốt hoạt động trơn tru, giảm tiếng ồn và đảm bảo sự thoải mái cho dân cư.
• Tuân thủ các quy định: Theo điều 34, Thông tư 02/2016/TT-CP, các tòa nhà phải tuân theo các quy định về an toàn, vệ sinh và hiệu quả năng lượng. Bảo trì định kỳ tránh các khoản tiền phạt tiềm ẩn cho Tòa nhà và liên quan tới các vấn đề pháp lý.

Ví dụ:

Thực trạng: Một khách sạn 200 phòng ở California đã triển khai chương trình bảo trì dự phòng cho hệ thống HVAC của họ, bao gồm thay thế bộ lọc thường xuyên, vệ sinh ống gió và kiểm tra các thiết bị vận hành.

Kết quả: Sau một năm, khách sạn báo cáo giảm 15% mức tiêu thụ năng lượng cho sưởi ấm và làm mát. Điều này giúp tiết kiệm 20.000 đô la hàng năm trên hóa đơn tiện ích. Mặc dù không liên quan trực tiếp đến chi phí bảo trì, nhưng ví dụ này nhấn mạnh tiềm năng tiết kiệm chi phí của các hoạt động bảo trì chủ động.

Mặc dù bảo trì tòa nhà định kỳ là cần thiết, nhưng chi phí liên quan có thể khá đáng kể. Vì vậy, tối ưu hóa chi phí bảo trì là một vấn đề quan trọng để giảm gánh nặng tài chính cho chủ sở hữu và nâng cao hiệu quả hoạt động của tòa nhà. Dưới đây là một số giải pháp hiệu quả:

1. Lập kế hoạch bảo trì

A. Đánh giá tình trạng hiện tại của tòa nhà và xác định nhu cầu bảo trì

Điều đầu tiên quan trọng là đánh giá tình trạng hiện tại của tòa nhà, bao gồm tuổi thọ của hệ thống, tần suất và mức độ sửa chữa trong quá khứ, cũng như các vấn đề hiện tại. Từ đó có thể xác định được nhu cầu bảo trì cụ thể và ưu tiên các hoạt động quan trọng.

Tại một tòa văn phòng lâu đời ở TP. Hồ Chí Minh, việc đánh giá tình trạng ban đầu đã phát hiện ra nhiều vấn đề về an toàn cháy nổ và hệ thống thang máy cũ kỹ. Điều này đã giúp ban quản lý ưu tiên các hoạt động bảo trì về phòng cháy chữa cháy và thay thế thang máy trước.

B. Lập kế hoạch bảo trì định kỳ

Sau khi xác định được mức độ bảo trì, bước tiếp theo là lập kế hoạch bảo trì chi tiết, bao gồm các hoạt động cần thực hiện, tần suất và thời gian dự kiến. Điều này nên dựa trên chu kỳ sử dụng thực tế và khuyến nghị của nhà sản xuất các hệ thống và thiết bị.

Với Open City, việc lập kế hoạch bảo trì định kỳ sẽ dễ hơn bao giờ hết.

C. Ưu tiên các hoạt động bảo trì quan trọng và cấp bách

Trong trường hợp nguồn lực hạn chế, việc ưu tiên các hoạt động bảo trì quan trọng và cấp bách là rất cần thiết. Điều này giúp đảm bảo an toàn và hoạt động liên tục của tòa nhà, đồng thời tối ưu hóa chi phí bảo trì.

2. Tối ưu hóa nguồn lực

A. Đào tạo và phát triển năng lực của đội ngũ bảo trì nội bộ

Việc có một đội ngũ bảo trì nội bộ đầy đủ năng lực và kinh nghiệm là rất quan trọng để giảm chi phí bảo trì dài hạn. Bằng cách đào tạo và phát triển năng lực cho nhân viên nội bộ, ban quản lý có thể giảm phụ thuộc vào các nhà thầu bên ngoài, thường có chi phí cao hơn.

B. Sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý bảo trì để tăng hiệu quả

Công nghệ ngày nay cung cấp nhiều giải pháp hữu ích để quản lý và tối ưu hóa hoạt động bảo trì, như phần mềm quản lý bảo trì máy móc, điện toán đám mây và tự động hóa. Các công nghệ này giúp theo dõi, lập kế hoạch và ghi lại hoạt động bảo trì một cách hiệu quả, tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu rủi ro do sai sót con người.

Open City là giải pháp phần mềm quản lý bảo trì tòa nhà hiện đại, tích hợp nhiều tính năng tiên tiến giúp tối ưu hóa quy trình và chi phí bảo trì.

Dashboard tổng quan kế hoạch bảo trì bảo dưỡng dự kiến

Danh sách công việc, thời gian, đơn vị thực hiện cụ thể

C. Hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ bảo trì uy tín và đáng tin cậy

Mặc dù đầu tư vào đội ngũ bảo trì nội bộ là quan trọng, nhưng trong một số trường hợp, việc hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ bảo trì chuyên ngoài bên ngoài rất cần thiết. Hãy lựa chọn một nhà cung cấp uy tín và đáng tin cậy, ban quản lý có thể đảm bảo chất lượng dịch vụ và giảm chi phí trong dài hạn.

Tại một trung tâm mua sắm lớn ở Thành phố Hồ Chí Minh, việc hợp tác với một công ty bảo trì máy lạnh uy tín đã giúp giảm 25% chi phí bảo dưỡng hệ thống điều hòa không khí hàng năm so với trước đây khi sử dụng nhiều nhà thầu khác nhau.

3. Quản lý chi phí hiệu quả

A. Lập ngân sách bảo trì hàng năm phù hợp với nhu cầu và khả năng tài chính

Để quản lý chi phí bảo trì hiệu quả, việc lập ngân sách hàng năm phù hợp với nhu cầu và khả năng tài chính của chủ sở hữu là rất quan trọng. Ngân sách này nên bao gồm cả chi phí bảo trì định kỳ và chi phí sửa chữa đột xuất, dựa trên lịch sử và dự báo tình trạng của tòa nhà.

B. Tìm kiếm các giải pháp thay thế giá rẻ hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng

Trong quá trình bảo trì, ban quản lý tòa nhà nên tìm kiếm và so sánh các giải pháp thay thế giá rẻ hơn mà vẫn đảm bảo hiệu quả. Điều này bao gồm việc sử dụng các thiết bị và vật tư thay thế chất lượng tương đương hoặc tận dụng công nghệ mới để giảm chi phí trong dài hạn.

Tại một tòa tháp văn phòng ở Hà Nội, việc chuyển sang sử dụng đèn LED thay cho đèn huỳnh quang truyền thống đã giúp tiết kiệm hàng chục nghìn đô la chi phí điện và chi phí thay thế hàng năm.

C. Theo dõi và kiểm soát chặt chẽ chi phí bảo trì

Để đảm bảo việc quản lý chi phí bảo trì hiệu quả, ban quản lý tòa nhà cần theo dõi và kiểm soát chi phí một cách chặt chẽ. Bằng cách ghi chép chi tiết các khoản chi phí, so sánh với ngân sách và xác định nguyên nhân của bất kỳ sự chênh lệch nào.

4. Tận dụng công nghệ hiện đại

A. Ứng dụng các công nghệ tự động hóa và điện toán đám mây để giám sát và quản lý bảo trì

Công nghệ tự động hóa và điện toán đám mây đang mang lại nhiều lợi ích trong việc giám sát và quản lý hoạt động bảo trì tòa nhà. Các giải pháp này có thể tự động theo dõi và ghi lại dữ liệu về tình trạng của các hệ thống và thiết bị, giúp phát hiện sớm các vấn đề và đưa ra cảnh báo kịp thời.

Open City sẽ giúp ban quản lý tòa nhà thuận tiện hơn trong việc giám sát và quản lý bảo trì dựa trên nền tảng Cloud.

Dashboard tổng quan về bảo trì bảo dưỡng

B. Sử dụng các công nghệ xây dựng thông minh để giảm thiểu nhu cầu bảo trì trong tương lai

Ngoài việc áp dụng công nghệ trong quá trình bảo trì, các công nghệ xây dựng thông minh cũng đang trở nên phổ biến trong việc giảm thiểu nhu cầu bảo trì trong tương lai. Ví dụ như sử dụng vật liệu xây dựng bền vững, hệ thống đèn LED, cảm biến và tự động hóa trong các hệ thống điều khiển.

Kết luận

Cuối cùng, việc tối ưu hóa chi phí bảo trì tòa nhà không chỉ mang lại lợi ích về mặt tài chính, mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững và thân thiện với môi trường của ngành bất động sản. Bằng cách áp dụng các giải pháp tối ưu hóa chi phí như Open City, giờ đây Ban quản lý tòa nhà sẽ đóng góp vào việc giảm thiểu lãng phí nguồn lực, tiêu thụ năng lượng và tác động môi trường của các tòa nhà.

Với Open City, chủ đầu tư và ban quản lý có thể dễ dàng theo dõi tình trạng của các hệ thống và thiết bị, lập kế hoạch bảo trì chiến lược, ghi lại và kiểm soát chi phí bảo trì một cách chính xác. Ngoài ra, việc áp dụng phần mềm sẽ đem lại sự tích cực khi sử dụng năng lượng hiệu quả, tiết kiệm chi phí, góp phần đạt được mục tiêu phát triển bền vững của chính phủ.

Với giao diện thân thiện và khả năng tùy chỉnh cao, Open City phù hợp với mọi quy mô tòa nhà và khu đô thị. Bằng cách tận dụng sức mạnh của công nghệ, các chủ đầu tư và ban quản lý có thể đảm bảo tòa nhà luôn được bảo trì tối ưu, tiết kiệm chi phí và đáp ứng các tiêu chuẩn môi trường hiện đại.