
Tối ưu vận hành tòa nhà để tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận
Trong bối cảnh thị trường Bất động sản đầy cạnh tranh như hiện nay, việc tối ưu hóa chi phí vận hành tòa nhà để tăng lợi nhuận là vấn đề sống còn đối với các chủ đầu tư và đơn vị quản lý bất động sản. Một hệ thống quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả không chỉ tiết kiệm hàng nghìn USD chi phí hàng năm, mà còn là chìa khóa nâng cao giá trị tòa nhà và thu hút khách thuê.
Vậy làm thế nào để tối đa hóa hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý vận hành tòa nhà? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những phân tích và lời khuyên thiết thực để biến tòa nhà của mình trở thành một cỗ máy lợi nhuận đầy tiềm năng.
Mục lục
Quản lý vận hành tòa nhà là gì?
Quản lý vận hành tòa nhà (Building operations management) là việc giám sát, duy trì và quản lý toàn diện các hệ thống, dịch vụ và quy trình cần thiết trong một hoặc nhiều toà nhà để đảm bảo tòa nhà hoạt động hiệu quả và an toàn.
Quản lý vận hành tòa nhà bao gồm các hoạt động sau:
- Bảo trì cơ sở hạ tầng và các hệ thống của tòa nhà như hệ thống điện, nước, máy móc, thang máy, hệ thống HVAC (sưởi ấm, thông gió và điều hoà không khí), hệ thống an ninh,…
- Quản lý các dịch vụ liên quan đến tòa nhà như dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, bãi đậu xe.
- Giám sát các hoạt động và dịch vụ của nhà cung cấp bên thứ ba.
- Quản lý chi phí, lập ngân sách và các khoản chi liên quan đến hoạt động của tòa nhà.
- Giải quyết các vấn đề, khiếu nại về dịch vụ hoặc cơ sở vật chất của người thuê/sử dụng.
- Lập kế hoạch và điều phối các dự án nâng cấp, cải tạo, bảo dưỡng theo định kỳ.
- Đảm bảo tòa nhà tuân thủ các quy định về an toàn, phòng cháy chữa cháy, môi trường.
Các loại hình quản lý tòa nhà
Quản lý tòa nhà thương mại
- Bao gồm quản lý tòa nhà văn phòng, trung tâm thương mại, khách sạn, nhà hàng…
- Tập trung vào việc cho thuê, quảng bá, thu hút khách thuê mới.
- Quản lý chi phí vận hành, bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà.
- Cung cấp các dịch vụ cho người thuê như dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, đỗ xe.
Quản lý tòa nhà cư trú
- Bao gồm các chung cư, căn hộ dân sinh, cho thuê hoặc bán.
- Quản lý quá trình cho thuê, mua bán căn hộ.
- Cung cấp các tiện ích, dịch vụ cho cư dân.
- Thu phí quản lý, phí dịch vụ.
Quản lý cơ sở
- Tập trung vào quản lý các cơ sở vật chất, kỹ thuật, trung tâm dữ liệu.
- Đảm bảo các cơ sở hoạt động hiệu quả, liên tục.
- Quản lý năng lượng, chi phí vận hành các hệ thống.
Quản lý bất động sản doanh nghiệp
- Quản lý danh mục bất động sản sở hữu và cho thuê của doanh nghiệp.
- Hoạt động mua, bán, cho thuê, chuyển nhượng bất động sản.
- Mục tiêu tối đa hoá giá trị bất động sản.
Các vấn đề chính được giải quyết thông qua quản lý vận hành tòa nhà
Bảo trì cơ sở hạ tầng và các hệ thống của tòa nhà
- Bảo trì hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước
- Bảo trì hệ thống chiếu sáng, thông gió, điều hoà
- Bảo trì thiết bị phòng cháy chữa cháy, hệ thống báo động
- Bảo trì thang máy, cầu thang bộ
- Sửa chữa hư hỏng cơ sở vật chất, trang thiết bị
Quản lý dịch vụ tiện ích cho người thuê/sử dụng
- Dịch vụ vệ sinh, cung cấp điện nước
- Dịch vụ an ninh bảo vệ, bãi đỗ xe
- Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu, khiếu nại về dịch vụ
Quản lý hiệu quả năng lượng và chi phí hoạt động
- Giám sát tiêu thụ năng lượng, chi phí vận hành hệ thống
- Lập kế hoạch sử dụng năng lượng tiết kiệm
- Quản lý chi phí bảo trì, bảo dưỡng, dịch vụ
Tuân thủ các quy định về an toàn và môi trường
- Đảm bảo tòa nhà đáp ứng tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy
- Tuân thủ quy định về môi trường, xử lý chất thải
- Đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp
Các phương pháp tốt nhất để quản lý vận hành tòa nhà
Xây dựng quy trình quản lý vận hành chi tiết
- Phân tích các hoạt động, dịch vụ cần quản lý
- Xác định quy trình, thủ tục chi tiết cho từng hoạt động
- Phân công nhân sự phụ trách từng khâu cụ thể
- Lập sổ tay hướng dẫn quy trình đầy đủ, rõ ràng
Lựa chọn Phần mềm quản lý vận hành tòa nhà chuyên dụng
Trong bối cảnh công nghệ số phát triển mạnh mẽ, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý vận hành tòa nhà là xu thế tất yếu, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động. Open City là phần mềm quản lý vận hành tòa nhà hiện đại hàng đầu hiện nay với nhiều tính năng ưu việt:
- Hệ thống quản lý bảo trì tòa nhà tự động hóa quy trình yêu cầu dịch vụ, lệnh sửa chữa, theo dõi tiến độ. Giúp xử lý nhanh chóng các vấn đề cơ sở vật chất.
- Tính năng quản lý chất lượng dịch vụ với quy trình đơn giản, thông báo tự động cho người dùng về tiến độ xử lý.
- Hệ thống cảnh báo và thông báo tự động các sự cố, hư hỏng thiết bị cần bảo trì định kỳ. Giảm thiểu rủi ro dừng hoạt động do hỏng hóc.
- Công cụ phân tích, báo cáo giúp phân tích chi phí, hiệu quả các hoạt động bảo trì, dịch vụ. Lập kế hoạch tối ưu hóa vận hành.
- Giao diện tương tác, thân thiện, dễ sử dụng trên nhiều thiết bị như website, app di động. Thuận tiện tra cứu thông tin, theo dõi công việc.
Open City nổi bật là một giải pháp gọn nhẹ, cung cấp các tính năng phần mềm quản lý vận hành tòa nhà thiết yếu với mức giá thấp hơn đáng kể so với các đối thủ cạnh tranh.
Với mức phí ưu đãi, nhà đầu tư và doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến hàng nghìn USD mỗi năm nhờ áp dụng Open City.
Xây dựng đội ngũ quản lý có năng lực
- Xác định cơ cấu tổ chức và các vị trí công việc cụ thể cho bộ phận quản lý vận hành. Các vị trí chính bao gồm: quản lý tòa nhà, kỹ thuật viên, nhân viên vệ sinh và bảo vệ.
- Xây dựng bản mô tả công việc chi tiết, rõ ràng cho từng vị trí, làm cơ sở để tuyển dụng và đánh giá nhân sự.
- Tuyển dụng nhân lực có trình độ, kinh nghiệm phù hợp. Ưu tiên nhân sự có chứng chỉ quản lý vận hành, bảo trì công trình.
- Đào tạo, nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng mềm cho đội ngũ quản lý. Tổ chức các khóa học về kỹ thuật, công nghệ mới trong ngành.
- Xây dựng quy trình làm việc, đánh giá phân loại và định kỳ đánh giá năng lực nhân viên. Có chính sách đãi ngộ xứng đáng cho nhân viên giỏi.
Lợi ích của phần mềm quản lý vận hành tòa nhà
1. Quản lý kỹ thuật, bảo trì và bảo dưỡng hiệu quả
- Lập kế hoạch và lịch trình bảo trì, bảo dưỡng chi tiết, định kỳ cho từng hạng mục công trình và thiết bị.
- Chuyển từ bảo trì phản ứng sang bảo trì chủ động. Cảnh báo và nhắc nhở đúng hạn.
- Quản lý lịch sử hoạt động, tình trạng kỹ thuật của thiết bị. Tiên đoán hư hỏng sớm.
2. Quản lý dự án, thủ tục nghiệm thu, bàn giao công trình từ nhà thầu
- Lưu trữ đầy đủ các bản vẽ thiết kế, thi công, hồ sơ hoàn công, quyết toán, bảo hành của nhà thầu.
- Quản lý các thủ tục điện, nước, vệ sinh, an ninh, nghiệm thu, bàn giao, đưa vào sử dụng đúng tiến độ.
3. Quản lý và tối ưu hóa chi phí
- So sánh các phương án chi phí đầu tư xây dựng ban đầu.
- Dự báo và quản lý chi phí vận hành hàng năm. Phân tích chi phí – lợi ích kinh tế.
- Tối ưu hóa chi phí trong toàn bộ vòng đời của công trình.
4. Báo cáo, thống kê và phân tích hiệu quả hoạt động
- Thống kê và báo cáo hoạt động vận hành, sử dụng năng lượng, chi phí tiện ích của toàn bộ tòa nhà.
- Đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản, nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua các báo cáo phân tích chuyên sâu.
- Đề xuất cải tiến, nâng cấp công nghệ nhằm tối đa hóa hiệu quả đầu tư.
Khách hàng hài lòng với những tính năng nổi bật của Open City
Quản lý vận hành
💪 Quản lý công việc từng bộ phận
Open City cho phép quy trình làm việc số hóa, giảm thiểu công việc giấy tờ và tối ưu hóa việc phối hợp các bộ phận. Hỗ trợ phân công công việc trên mọi thiết bị, theo dõi thời gian thực hiện việc, thu thập ảnh chứng minh hoàn thành công việc, và đảm bảo chất lượng công việc đạt yêu cầu.
📆 Nhiệm vụ định kỳ
Lập lịch trình tự động cho các công việc lặp lại hàng ngày
📲 Trò chuyện & Thông báo
Ứng dụng hỗ trợ giao tiếp nội bộ đồng bộ giữa các thành viên như nhắn tin riêng/nhóm, thông báo công việc, chia sẻ tệp cho toàn bộ bộ máy.
📊 Báo cáo hiệu suất nhóm
Các bộ phận quản lý có thể dễ dàng xem báo cáo hiệu quả công việc của từng nhân viên, được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau. Các báo cáo này có thể xuất ra định dạng PDF hoặc Excel…
Quản lý bảo trì
📝 Lệnh sửa chữa
Open City giúp lập lệnh sửa chữa kèm thông tin chi tiết về thiết bị, độ ưu tiên, thời hạn,… để giao việc cho đội ngũ. Quá trình thực hiện được cập nhật liên tục để theo dõi tiến độ.
📆 Bảo trì định kỳ
Lập lịch bảo trì định kỳ giúp đảm bảo thiết bị hoạt động ổn định. Toàn bộ quá trình được ghi lại chi tiết bằng hình ảnh, video, ghi chú.
📲 Quét mã QR
Open City hỗ trợ tạo và gắn mã QR vào thiết bị để lưu trữ và truy xuất dữ liệu nhanh chóng, chính xác.
✅ Đơn đặt hàng sửa chữa
Tiếp nhận, xét duyệt các yêu cầu sửa chữa từ cư dân/khách thuê. Cho phép họ theo dõi tiến độ mà không cần truy cập hệ thống.
🗄️ Lịch sử bảo trì
Lưu trữ lịch sử hoạt động, số liệu của tất cả thiết bị để phân tích, đánh giá và cải tiến hiệu quả làm việc.
Quản lý chất lượng dịch vụ
🥇 Tiêu chuẩn dịch vụ
Thiết lập các chỉ số đánh giá chất lượng dịch vụ (KPIs) để đo lường mức độ hài lòng của khách hàng. Các KPIs có thể bao gồm tốc độ phản hồi, thái độ phục vụ, thời gian giải quyết vấn đề, etc.
📈 Đánh giá dịch vụ
Khách hàng được gửi khảo sát để đánh giá trải nghiệm dịch vụ dựa trên thang điểm hoặc các KPIs đã thiết lập. Kết quả đánh giá sẽ được hệ thống tổng hợp và phân tích.
👥 Chăm sóc khách hàng
Cho phép xem thông tin chi tiết về lịch sử giao dịch, phản hồi và đánh giá của từng khách hàng để cung cấp dịch vụ được cá nhân hóa và chu đáo hơn.
📊 Báo cáo chất lượng
Các báo cáo và biểu đồ phân tích tổng hợp về kết quả khảo sát hài lòng và KPIs chất lượng dịch vụ. Giúp nhận diện xu hướng, cơ hội cải tiến chất lượng.
Tại sao nên sử dụng Open City trong hoạt động vận hành tòa nhà của bạn?
Open City cung cấp giải pháp số hóa hiệu quả cho công tác quản lý vận hành tòa nhà. Ưu điểm nổi bật:
⏱ Giảm thời gian thủ công
Tiết kiệm thời gian nhờ tự động hóa các quy trình vận hành thông qua ứng dụng di động. Nhân viên có thể tiếp nhận và xử lý công việc mọi lúc, mọi nơi.
📋 Tiêu chuẩn hóa quy trình
Cho phép xây dựng các quy trình (SOPs, kiểm tra, khảo sát…) chuẩn mực. Các nhiệm vụ, lệnh làm việc được chuẩn hóa giúp nhân viên dễ dàng thực hiện.
⭐️ Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Giải quyết nhanh sự cố, đảm bảo tiêu chuẩn dịch vụ để mang đến trải nghiệm tích cực cho khách hàng.
👌🏻 Tăng tốc độ xử lý
Tăng khả năng phản hồi và xử lý sự cố nhanh chóng nhờ hệ thống có thể chuyển thông báo tới đội ngũ kỹ thuật ngay lập tức.
🚦 Giảm thời gian “dừng hoạt động”
Với việc lập kế hoạch bảo trì định kỳ, hệ thống sẽ ngăn ngừa, khắc phục nhanh các sự cố trước khi chúng gây ì hoạt động thiết bị.
☁️ Dữ liệu được an toàn
Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ đầy đủ, an toàn trên đám mây, dễ dàng truy xuất và phân tích.